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身为媒体公关,从新闻稿撰写到发布,该做哪些事情?
来源: | 作者:对外传播 | 发布时间: 2021-05-06 | 261 次浏览 | 分享到:

身为机构中负责媒体公关及行销曝光重责的人员在执行新闻稿发布工作的前后别遗漏了以下流程......


在这个资讯爆炸的时代,一个机构要发布讯息少不了官方网站、Facebook和Twitter等社群网站,其中最好的差异化方式之一想必由新闻媒体拿下第一名。


大多数有点规模的机构中都被至一至多名公关或行销专业人员,由他们负责同酬媒体和市场关系。身为机构中负责媒体公关及行销曝光重责人员在执行新闻稿发布工作的前后别遗漏了以下流程。


1. 发展新闻题材

无论你待在哪,每天都有新的事情不断发生,机构中可能偶尔有一些活动、值得庆贺、获奖获通过认证、新发明、有趣的产品、知名人物来访…等具有特色的资讯希望被广为周知!随时随地收集这些讯息,好好归纳分类,在某一天某个讯息具备了提起民众兴趣的点,就派得上用场了。


2. 将收集的材料写成新闻稿

将有趣的资料按照正确的新闻稿写法,根据要发布的媒体的特性,写成一到数篇新闻稿。


至于内容的丰富度和完整性,别用机构本身的角度去看,应该站在媒体的角度去思考该如何写。假设是智慧型手机公司,如果是iPhone新机要发布,这是全球瞩目的事件,公关可能发个邀请函上面有日期和地点,媒体们就会开始大肆研究推敲,新闻报导如涌泉般源源不绝;如果你只是个小厂商或非主流品牌,给的资讯一定要够齐全丰富,别让媒体记者还要花时间去研究(他们想发就不错了,别奢望他们会认真的研究你的产品)。


iPhone一张邀请函就能写一篇和所有媒体疯狂报导:http://3c.ltn.com.tw/news/34485


Motorola某款手机的新闻稿:https://ccc.technews.tw/2018/06/11/motorola-moto-g6-plus-and-moto-g6/


前者从每个细节猜测分析,后者可能记者稍微修改就贴上去发了(可能还有更多媒体没报导这事件),Motorola都只有这种待遇,一个名不见经传的小公司怎能不更用心撰写!


3. 内部审查

如果你的位置是具有决策权的高阶主管,你将站在机构的角度检视新闻稿内容;如果你上面还有主管,应该把新闻稿写好后给负责主管审查,通过后再进行发布。这个阶段许多行销人员将遇到一个头痛的问题,主管或老板对内容好坏、文字修辞没有太大意见,可是他们要求写入更多东西,甚至连这支手机的某个IC从哪个地方来的、安兔兔跑几分比前一代还要多了1234分都要写上去…最终这篇新闻稿成了公司历史故事或老板自传,传播效果大打折扣不说,还会增加传播费用。(个别媒体限制400单词之内,超过就要按照字数加收费用)


4. 发送新闻稿

这一步尤为关键词,直接决定整个传播项目的成败。通常来说,发送新闻稿可以选择自己联系媒体或者交由外媒公关公司负责。除非您是海外公关老鸟,十分熟悉外媒环境,手上也有一些靠谱的记者资源。不然,建议找公关公司全权负责。自己联系,绝大多数情况下都是石沉大海。


5. 担任公司与媒体间的联络人

发出后,记者收到有趣的新闻稿想要报导时,大多会和你联络。因此,在新闻稿中留下正确详实的联系方式非常重要,并保持通联方式24小时畅通,千万别因为记者找不到人而使得努力前功尽弃,难得的采访机会石沉大海就要哭哭了!


联络人不该只是「联络人」,新闻有即时性和适时性,过了效期跟空气一样令人无感,负责新闻稿的联络人应该对于整件事件非常熟悉,可以在第一时间回应记者的咨询甚至协助安排采访。


6. 追踪报导露出

发出后,记者收到有趣的新闻稿想要报导时,大多会和你联络。因此,在新闻稿中留下正确详实的联系方式非常重要,并保持通联方式24小时畅通,千万别因为记者找不到人而使得努力前功尽弃,难得的采访机会石沉大海就要哭哭了!


7. 快速产出报导成果

报导露出后,负责的公关人员应该在第一时间把露出报导通知部门相关同仁和部门主管(或老板),以便机构下达决策或对公司内部发布。取得报导成果的方式很多种,最常使用的方式:


请记者或媒体提供:如果记者第一时间提供,你将获得第一手资讯,但记者有可能没时间提供或者在他空闲时才提供,如此的话可能丧失第一时间看到报导的机会。

负责的公关公司提供:付费新闻一定会收到露出网址,但您需要与他们沟通,在第一时间取得。正常情况下,世通社的外媒渠道发布后24小时之内就会出报告汇总。

订购媒体成效追踪公司服务:如果常常发布新闻或新闻稿,委外给媒体成效追踪公司是不错的选择,将收到完整的报表数据可减轻公司人力和时间负担。有些追踪公司甚至可查询即时的媒体露出资讯。

自己上Google搜寻关键字:现今Google几乎在第一时间收录知名媒体的新闻,Google得勤劳,重点媒体都能搜寻得到。经过多年筛选淘汰,目前世通社的外媒渠道基本上都能够确保第一时间被谷歌收录,并且上谷歌新闻。

 


8. 公司内部宣传

媒体报导出来后,报导内容最好也让机构里的成员看到,正面的报导内容可以激励公司员工,他们在外也代表着公司,他们各个都是公司的小公关。通知之前,你应该经过上级指示或获得主管同意再进行。新闻报导在各部门可以作为:

老板或高阶主管 – 企业合作或应酬茶余饭后的议题。

业务部 – 作为商品销售的辅助资料。

财务部 – 年终财报或投资计划辅助资料。

行销部 – 品牌形象和行销宣传使用。


9.新闻稿必留资讯

新闻稿发布时间、有效期间。

媒体联络人姓名、公司电话、行动电话、E-mail,甚至LINE等通讯方式。

公司名称等详细资料或简介。

活动时间、地点等资讯。

除非必要,新闻稿文字内容别用图档!

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